自治会の会計をする時の注意点【横領の疑いをかけられた件から学ぶ】

 

 

こんばんは、からまつです。今日は、自治会のトラブルに関する昨日の話の続きです。

前回の話はこちらです。

 

前回のあらすじ▼

２年間の会計の任期の終わりごろ、まだ引き継ぎも済んでいない段階で、今度新しく
町会長になる方が、突然我が家にやって来て、町会の通帳と現金を引き渡せと
要求してきました。
これは少しおかしな話だと思い、「正式な引き継ぎの場でお渡しします。」という話を
して、お断りをしました。

後日、引き継ぎの場で、その新しい町会長は、私達の作った会計報告に「おかしな点」
があるとして、難癖をつけて来ました。どうやら、私たちが町会費を着服していると
疑っている様です。

 

町会費を着服・横領の疑いをかけられただと！？

 

誰もやりたがらない町会の会計を、ボランティア精神といいますか、
地域社会の発展のためにプライベートな時間を犠牲にしてまで
引き受けてあげた（上から目線）というのに・・・。

 

あんまりな仕打ちではありませんか。

 

本当に面倒くさいです。

 

新旧、役員の引き継ぎの場で、横領を疑われる

現在の町会長の自宅にて、新旧の役員が顔を合わせ、引き継ぎが行われました。

 

妻どんぐりが引き継ぎに参加をしたのですが、その際に、今度新しく町会長になる方から、「会計報告がおかしい。」とクレームをつけられ、「今度の町会の議題にしたい。」と
言われたそうです。

 

帰宅したどんぐりは、烈火のごとく怒りまくり、とても半径３メートル以内には
近づけない様相です。

 

会計報告の不備を指摘されたので調べてみた

引き継ぎの場で、新町会長に指摘された点は以下の事柄です。

 

 

という事で、さっそくこれらの事項を調べてみる事にしました。
どんぐりが過去の領収書をもう一度確かめます。

 

しかし、その間の領収書は出て来ませんでした。
これは困りました。いったいどういう事でしょう。

 

その時、どんぐりがある事実に気がつきました。

 

 

 

・・・よかった。取り敢えず私達に問題があった訳ではなさそうです。

 

そこで、私達の前の会計さんの報告書などを調べてみると、
そちらの方に、１月、２月分の支出がしっかりと記載されていました。

 

名目上の会計期間と、実際の会計期間が違っている

 

では、なぜこんな問題になったのでしょう。

 

不思議に思って書類を調べていると、理由がわかりました。

 

報告書の会計期間（名目上）は、過去の報告書はいずれも
１月１日～１２月３１日となっています。

 

しかし、実際の報告書の中身は、どれも３月１日～２月２８日になっているのです。

 

これは、役員の任期の関係で、毎年この時期に引き継ぎをするため、
実際の実務に即した会計期間は、３月スタートになるためです。

 

ところが、毎年の報告書のタイトルだけは「平成２７年度１月１日～１２月３１日」
という書き方をしているので、実務期間と、名目上の報告書のタイトルで、
期間のズレが生じている様です。

 

晴れて誤解が解ける

 

どんぐりが、この事を説明すると、新町会長も一応は納得してくれた模様でした。
というか、完全に向こうの早とちりなの気がするのですが・・・。

 

ちなみに、最初にこの方が「通帳をよこせ。」と家に来た直後に、
現在の町会長さんや、他の役員の方にも相談したのですが、
みなさんがみなさん全員、

 

「あいつのいう事は無視しとけばいいから。」とか

「ああ、気にしなくても大丈夫だよ。いつもの事だから。」と

 

仰っていました。

 

う～ん。新しい町会長さん、あなたはいったい・・・。
自分達は、普段この方と、まったく付き合いも交流もないため、
いまいちどういう人なのか分かりません。

 

取り敢えず、今後は絶対に関わりたくないなという感想です。

 

集落の暗部を垣間見る

その後、集落の長老格の方から、偶然、
色々とこの村にまつわる話を聞く機会がありました。

 

 

発覚してすぐに全額返済がなされたとの事ですが、
その人は、その後、集落を去ったそうです。

 

他にも、この集落におこった色々な事件やいざござなどを聞きました。

 

代々、この集落に住んでいる人が多いので、あの家は先代の時に○○してひどかった。

 

とか、村で死人が出た時には、あそこの家の○○が警察の取り調べを受けたんだ。

 

とか・・・。死人って・・・。死人がでる意味がよく分かりません（震え声）

 

自治会（町内会）の会計をやる時の注意点

 

 

通帳と現金の引き渡しは、必ず複数人が見ている場で

当事者同士で第３者のいない場所で、渡してしまうと、万一、相手が
金銭を使いこんだりしたら、自分にも火の粉が降りかかって来ます。

 

考えたくはありませんが、相手が自分に罪をなすりつけて
くる事だってないとは言えません。

 

その際、証拠がなければ、どちらの発言が信用されるでしょうか？
多分、その村での発言力が強い方になります。

 

つまり、正しい者が、被害をこうむる事もあり得るのです。

 

「まさか、そんな事が・・・大げさな。あるわけないでしょ。」

 

そう思っていた時期が、自分にもありました。
しかし、一見、非常に平和なこの集落でも、実際に町会費の使い込みが
起こっていました。

 

引き継ぎはしっかりと。何かおかしい事があれば、徹底的に詰めること。

 

今回、私たちにつけられたクレームですが、
幸いにも、前回の会計さんが、非常にしっかりとした書類と帳簿を
残して下さっていたおかげで、すぐに疑いを晴らす事が出来ました。

 

もしも、それがなかったら、結構大変だったかもしれません。

 

 

書類・帳簿などの書類は、コピーして残しておく。

 

会計の任期が終わった後、数年後に問題が出てくる事も考えられます。
その際に、自分達に不備がない事を証明するためにも、自分達の作った報告書と帳簿、
それから、前回の会計さんの報告書と帳簿までは、必ずコピーを取って、
ずっと保存しておいた方がいいと思います。

 

原本は当然後任の方に引き継ぐと思いますので、コピーを残しておきましょう。
まずないとは思いますが、自分の会計報告が改ざんされる可能性だって
まったくゼロとは言い切れません。

 

 

帳簿は会計ソフトを使ってしっかり残す

エクセルでも良いとは思うのですが、最近はクラウド会計ソフトという
複式簿記が分からなくても使いこなせる会計ソフトがあるので、
これらを使って、しっかりと帳簿を残しておくとより安心です。

 

私はMFクラウド確定申告という、確定申告用の会計ソフトを流用して
帳簿をつけていました。

 

確定申告として使用する訳ではなく、銀行の口座と現金のお金の流れを
帳簿として残す事が出来ればOKです。

 

ただ、会計ソフトを一度も
使った事がない方や、確定申告を
しない方だと、最初は若干戸惑う（難しい？）かもしれません。

 

 

お小遣い帳のような方式でも
良いとは思いますが、会計ソフトが
使える方は、きっちり決算書まで出してしまった方が、より確実かなという気がします。

 

なお、１年間の記帳件数が少なければ、確定申告用を流用しなくても、MFクラウド会計という純粋な会計ソフトのフリープランで対応出来そうです。

 

追記情報▼

2019年追記：紹介していた上記、MFクラウド確定申告とMFクラウド会計は、現在1ヶ月のお試し無料期間はあるものの、現在完全フリープランは無くなっている様です。

 

まとめ

結局、今回の件は、相手方の勘違いという事で一件落着しました。

 

たかだか（と敢えて言います）町内会の会計で横領事件にでも巻き込まれたら、
本当に笑えません。

 

 

少額とは言え、お金が動くわけですし、万が一の事も考えて、
しっかりと書類を残すなどして、自己防衛しなくてはいけませんね。
いい勉強になりました。

 

今後、自治会には入らない

そして、タイニーハウスが完成して、向こうの土地に移住した場合には、
もう自治会には入りません。

 

そういうのが嫌で、「廃別荘地（のような所）」をわざと選んだのですが、
やっぱり正解でした。

土地探しをする段階では、田舎の集落の安い土地も見て回りましたが、
自分の場合は、そういう場所は向いていないなと改めて思いました。